Allgemeine Geschäftsbedingungen

Wir sind ein verantwortungsbewusstes und transparentes Unternehmen. Was Sie sehen und lesen, bekommen Sie. Wenn wir etwas verbessern können, lassen Sie es uns wissen.

Es gibt einige Geschäftsbedingungen im Zusammenhang mit der Nutzung unseres Service, die unten aufgeführt sind.

Gültig ab dem 10.11.2026

1. Übersicht

a) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen stellen eine rechtsgültige Vereinbarung zwischen dem Verein DIFFAIR («BRANDNAME», «uns» oder «wir») und der juristischen oder natürlichen Person («Organisation», «Sie» oder «Ihr») dar, die ein Konto bei uns registriert und ein Abonnement abschliesst.

b) Wir erstellen und versenden auf Wunsch regelmässig Lohnabrechnungen und jährliche Lohnausweise an Ihre Mitarbeiter.

c) Wir stellen Ihren Mitarbeitern auf Wunsch zudem ein sicheres Online-Portal zur Verfügung, über das sie auf ihre Lohnabrechnungen und Lohnausweise zugreifen können.

d) Alle für die Erstellung von Lohnabrechnungen und Lohnausweise erforderlichen Informationen werden von Ihnen bereitgestellt und auf dem neuesten Stand gehalten.

2. Konto

a) Ihr Konto muss von einer befugten Person der Organisation registriert werden, die zunächst als Kontoadministrator zugewiesen wird.

b) Sie müssen jederzeit über mindestens einen Kontoadministrator verfügen.

c) Sie können Ihrer Organisation im Rahmen der Grenzen Ihres Plans weitere Benutzer hinzufügen. Den Benutzern muss eine der folgenden Zugriffsebenen zugewiesen werden:

i. Kein Zugriff: Der Benutzer kann sich anmelden, aber keine Kontoinformationen einsehen oder ändern.

ii. Lesezugriff: Der Benutzer kann alle Kontoinformationen einsehen, darf jedoch keine Einträge hinzufügen, löschen oder Änderungen vornehmen.

iii. Schreibzugriff: Der Benutzer kann alle Kontoinformationen einsehen, hinzufügen, löschen und bearbeiten, mit Ausnahme des Hinzufügens oder Löschens von Benutzern, der Änderung von Benutzerzugriffsebenen oder der Änderung von Kontosicherheitseinstellungen.

iv. Administrator: Der Benutzer kann alle Kontoinformationen, einschliesslich Benutzer und Kontosicherheit, einsehen, hinzufügen und bearbeiten.

d) Wenn Ihr Plan herabgestuft wird, müssen Sie die Zugriffsebene Ihrer Benutzer überprüfen und gegebenenfalls ändern, da einigen Benutzern der Zugriff möglicherweise automatisch entzogen wird, um die Grenzen Ihres Plans einzuhalten.

e) Sie und Ihre Benutzer müssen uns bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, die gemäss unserer Datenschutzerklärung vertraulich behandelt werden.

3. Abonnement

a) Sie müssen ein Abonnement abschließen, das entweder kostenlos oder kostenpflichtig sein kann.

b) Für das kostenlose Abonnement sind weder Zahlungen noch eine Kreditkarte erforderlich.

c) Die kostenpflichtigen Abonnements erfordern entweder eine monatliche oder jährliche Vorauszahlung per Kreditkarte oder eine jährliche Zahlung per Rechnung, die im Voraus ausgestellt wird.

d) Für kostenlose Testphasen kostenpflichtiger Abonnements sind eine Kreditkarte oder eine ausgestellte Rechnung erforderlich; die Zahlung ist jedoch erst am Ende der Testphase fällig.

e) Sie können Ihrem Konto Guthaben hinzufügen, das für zusätzliche kostenpflichtige Dienste verwendet werden kann, vorbehaltlich eines Mindestbetrags, der in Ihrem Konto angezeigt wird.

f) Auszahlungen von Ihrem Konto sind nur auf Konten im Namen Ihrer Organisation oder im Namen eines Administrators möglich und unterliegen einer Gebühr sowie einem Mindestauszahlungsbetrag, die beide in Ihrem Konto angezeigt werden. Auszahlungsanträge müssen per E-Mail oder über das Kontaktformular an uns gerichtet werden und werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet.

g) Wenn Sie Ihre Abonnementgebühr nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlen, wird Ihr Plan auf den kostenlosen Plan umgestellt, und Sie haften für jeden Zeitraum, in dem Ihr Plan unbezahlt war und Sie kostenpflichtige Dienste in Anspruch genommen haben.

h) Wir behalten uns das Recht vor, gemäss Absatz g) fällige Zahlungen von einem etwaigen Guthaben auf Ihrem Konto abzuziehen. Ein eventuell verbleibender ausstehender Betrag muss vor dem Upgrade Ihres Plans beglichen werden.

4. Einstellungen

a) Sie müssen bestimmte Einstellungen für die Darstellung Ihres Online-Mitarbeiterportals vornehmen, auch wenn Sie Ihren Mitarbeitern keinen Zugriff gewähren.

b) Sie müssen bestimmte Einstellungen für die Darstellung, Häufigkeit und den Inhalt Ihrer Lohnabrechnungen vornehmen.

c) Sie können individuelle Abzüge und Gutschriften für alle an Ihre Mitarbeiter ausgestellten Lohnabrechnungen festlegen.

d) Sie müssen eine der folgenden Methoden wählen, um Lohnabrechnungen und Lohnausweise an Ihre Mitarbeiter zu versenden:

i. Selbst ausdrucken und versenden: Sie müssen in Ihrem Konto auf die Mitarbeiterdokumente zugreifen, diese ausdrucken und an Ihre Mitarbeiter versenden oder anderweitig aushändigen.

ii. E-Mail: Wir versenden die Dokumente per E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters. Diese Methode ist relativ unsicher; die Dokumente können jedoch passwortgeschützt werden, um Sicherheitsrisiken zu mindern.

iii. Online: Die Mitarbeiter erhalten einen Link, über den sie in Ihrem sicheren Online-Mitarbeiterportal auf ihre Dokumente zugreifen können.

iv. Post: Gegen eine zusätzliche Gebühr pro Dokument drucken wir die Dokumente aus und senden sie an die von Ihnen angegebene Adresse des jeweiligen Mitarbeiters.

5. Mitarbeiter

a) Sie können Mitarbeiter hinzufügen, für die Lohnabrechnungen erstellt werden sollen.

b) Sie sollten mindestens einen aktiven Mitarbeiter hinzufügen; die Anzahl der aktiven Mitarbeiter ist jedoch durch Ihren Plan begrenzt.

c) Sie können eine unbegrenzte Anzahl inaktiver Mitarbeiter hinzufügen. Für inaktive Mitarbeiter werden keine Lohnabrechnungen und Lohnausweise erstellt.

d) Wenn Ihr Plan herabgestuft wird, müssen Sie den Status Ihrer Mitarbeiter überprüfen und gegebenenfalls ändern, da einige aktive Mitarbeiter automatisch in den inaktiven Status versetzt werden können, um die Grenzen Ihres Plans einzuhalten.

e) Sie können bis zu 10 Anstellungen pro Mitarbeiter hinzufügen. Anstellungen mit derselben Vergütungsart und -häufigkeit werden auf einer einzigen Lohnabrechnung zusammengefasst; andernfalls werden bei Bedarf zusätzliche Lohnabrechnungen erstellt.

6. Lohnabrechnungen

a) Lohnabrechnungen für Anstellungen mit Stunden- oder Tageslohn werden erst erstellt, sobald die Stunden oder Tage für den Abrechnungszeitraum eingegeben wurden.

b) Lohnabrechnungen für Anstellungen mit festem Lohn werden automatisch am oder kurz vor dem Zahltag erstellt.

c) Fehler in den erstellten Lohnabrechnungen müssen Sie uns unverzüglich mitteilen, damit wir diese korrigieren können, bevor sie an die Mitarbeiter versendet werden.

d) Korrigierte Lohnabrechnungen können zu einem späteren Zeitpunkt gemäss der von Ihnen gewählten Versandart erstellt und versendet werden.

7. Lohnausweise

a) Lohnausweise werden im Januar für das vorangegangene Kalenderjahr erstellt.

b) Lohnausweise werden nur für Mitarbeiter erstellt, die das gesamte Jahr über oder – falls ihr Arbeitsverhältnis erst im Laufe des Jahres begonnen hat – ab Beginn ihres Arbeitsverhältnisses aktiv waren und zum Zeitpunkt der Erstellung noch aktiv sind.

c) Sie müssen uns Fehler in den Lohnausweisen unverzüglich melden, damit wir diese korrigieren können, bevor sie an die Mitarbeiter versendet werden.

d) Korrigierte Lohnausweise können zu einem späteren Zeitpunkt gemäss der von Ihnen gewählten Versandart erstellt und versendet werden.

8. Kündigung

a) Sie können einen kostenpflichtigen Plan jederzeit in Ihrem Konto kündigen. Im Voraus gezahlte Beträge werden nicht zurückerstattet, der kostenpflichtige Dienst steht Ihnen jedoch bis zum Ende des bezahlten Zeitraums weiterhin zur Verfügung.

b) Sie können Ihren Vertrag mit uns jederzeit mit einer Frist von 7 Tagen kündigen. Bitte senden Sie uns eine E-Mail oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular unter Angabe Ihres gewünschten Kündigungstermins.

c) Wenn Sie Ihr Konto schliessen, verfallen alle verbleibenden kostenpflichtigen Abonnements sowie jegliches Guthaben auf Ihrem Konto.

d) Wir können diesen Vertrag mit Ihnen jederzeit per E-Mail an einen Kontoadministrator mit einer Frist von 30 Tagen kündigen.

e) Beide Parteien können diesen Vertrag bei einem Verstoss gegen diese Bedingungen durch die andere Partei mit sofortiger Wirkung kündigen.

f) Ihr Konto und das Mitarbeiterportal werden geschlossen, und ab dem Datum der Kündigung werden keine Lohnabrechnungen mehr erstellt.

g) Sie sind verpflichtet, uns einen etwaigen negativen Kontostand (der sich aus einem unbezahlten Abonnement ergibt) innerhalb von 30 Tagen nach der Kündigung zu begleichen.

h) Alle von Ihnen hochgeladenen Daten sowie die erstellten Lohnabrechnungen und Lohnausweise und die Daten Ihrer Mitarbeiter werden 30 Tage nach dem Kündigungsdatum von unseren Servern gelöscht. Details zu Ihren Abonnementzahlungen werden zu steuerlichen Zwecken aufbewahrt.

9. Änderungen dieser Bedingungen

a) Wir behalten uns das Recht vor, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen jederzeit mit einer Frist von mindestens 30 Tagen zu ändern.

b) Solche Änderungen werden Ihnen per E-Mail an einen Kontoadministrator mitgeteilt.

c) Wir werden auf dieser Seite ausserdem ein Archiv früherer Versionen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Verfügung stellen.

10. Anwendbares Recht

a) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten im gesetzlich zulässigen Umfang.

b) Die massgebliche Fassung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist die englische Fassung.

c) Übersetzungen in andere Sprachen dienen lediglich der Orientierung.

d) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen unterliegen schweizerischem Recht; Gerichtsstand ist Zürich.